La Gestion Électronique des Documents ou GED est un système informatisé d’acquisition, classement, stockage, archivage des documents (exemple d’utilisation : la numérisation de masse de documents papiers). C’est un processus de finalité qui découle du cycle de vie du document. La GED peut permettre un gain de temps et d’argent énorme pour les organisations. En effet, elle permet l’indexation des documents et surtout la numérisation qui comprime le ‘volume papier ‘. La GED fait appel à des algorithmes statistiques afin de classer et retrouver les documents par pertinence.
Classement des documents
L’indexation constitue la description du document et de son contenu en vue de faciliter son exploitation. On distingue à ce titre :
- L’indexation par type : elle offre une description formelle du document en utilisant ses métadonnées (type, auteur, titre, source, date…) dont le vocabulaire est standardisé afin de permettre l’utilisation de ces métadonnées par le plus grand nombre d’outils de recherche.
- L’indexation par concepts ou mots-clés : elle vise plutôt le contenu du document pour faciliter les opérations de recherche. Il peut s’agir ici, pour le concepteur du système ou le créateur du document, de recenser les termes qui apparaissent le plus souvent ; on parle alors d’indexation statistique. Il peut aussi s’agir d’un système plus évolué où le concepteur sélectionne les termes dans un thésaurus (liste de mots liés par des relations de hiérarchie ou d’équivalence) en rapport avec le document.
Schéma illustrant le principe du GED
